ارشادات تعبئة نموذج طلب الاصناف

تعريفات :

نموذج طلب الأصناف : النموذج الذي يتم من خلاله طلب جميع المواد والأجهزة  و الخدمات , وهو عبارة عن ظرف يتكون من الواجهة التي يجب تعبئتها حسب نوعية المواد أو الخدمات المطلوبة و الخلفية التي تشمل أهم الارشادات و الخطوات التي يجب اتباعها عند تقديم نموذج طلب الأصناف.

رقم نموذج طلب الأصناف :  هو الرقم المميز باللون الأحمر الذي يتكون من ثماني أرقام وغير قابل للتكرار أو التعديل ويعتبر المرجع الأساسي لتتبع جميع المعاملات .

النموذج المكمل : هو عبارة عن جدول يشمل اسم  ووصف البنود و رقم الكود ( في حال كان الطلب توريد فقط ) بالإضافة للكميات وأي شروط خاصة بالطرح.

بنود قابلة للتجزئة : أن يتم توريد و اختيار كل بند بصورة منفصلة حسب الأرخص المطابق في كل بند و تكون المفاضلة  بين الشركات حسب الأرخص المطابق في كل بند و ليس في السعر الاجمالي .

بنود غير قابلة للتجزئة : أن يتم توريد و اختيار جميع البنود المطلوبة من مورد أو شركة واحدة فقط  و تكون المفاضلة  بين الشركات حسب اجمالي  الاسعار المقدمة و ليس سعر كل بند علي حدي , و في حال عدم مطابقة أو عدم تسعير أحد البنود يعتبر عرض الشركة بالكامل غير مطابق ولا يسمح  بإلغاء بند أو مجموعة بنود من أصل المجموعة الغير قابلة للتجزئة.

دليل الشراء الجماعي: دليل سنوي يصدر من وزارة المالية – ادارة نظم الشراء يوفر مختلف المواد و الأجهزة المكتبية لمختلف الجهات الحكومية و بأسعار موحدة و ثابتة و يهدف الي سرعة التوريد وتقليل الحاجة الي تخزين المواد.

 الخطوات و الارشادات المتبعة لطلب أي مواد أو خدمات :

1. يتم طلب توفير جميع المواد و الخدمات من خلال تعبئة نموذج طلب الأصناف و النموذج المكمل لطلب الأصناف بالإضافة الي ارفاق قرص مدمج يشمل النموذج المكمل الذي يحتوي علي جميع المواصفات و الشروط .
2. يتم ارسال جميع نماذج طلبات الأصناف الخاصة بالتوريد مثل ( أجهزة – كيماويات – قرطاسية – برامج علي أقراص مدمجة – مستهلكات – و أي مواد أخري ) الي ادارة شئون التخزين بعد استيفاء جميع المعلومات و المستندات حسب نوعية المواد المطلوبة.
3. يتم ارسال نماذج طلبات الأصناف الخاصة بالخدمات مثل ( الصيانة – تجديد اشتراكات برامج أو قواعد معلومات – توفير عمالة – أعمال مقاولة ) الي ادارة المشتريات دون العرض علي ادارة شئون التخزين.
4. يجب كتابة جميع البيانات الخاصة بمركز العمل في القسم المخصص علي نموذج طلب الأصناف مع تحديد الغرض من الطلب       ( اداري – تدريسي – بحثي ) و في حال كان الغرض بحثي , يجب كتابة رقم المشروع  واعتماد الطلب من ادارة الابحاث.
5. يجب تحديد القيمة التقديرية  من واقع أسعار السوق المحلي بحيث لا يكون هناك اختلاف كبير بين القيمة التقديرية و بين الاسعار المقدمة من قبل الشركات عند الطرح .

يجب تحديد نوع الميزانية علي النموذج ( تشغيلية  أم تنموية ) وفي حال كانت الميزانية تنموية يجب تحديد اسم المشروع في المكان المخصص لذلك.

6. تحديد اذا كانت البنود قابلة أم غير قابلة للتجزئة و في حال طلب أن تكون غير قابلة للتجزئة يجب تحديد مبررات الطلب.
7. لا يسمح بتجزئة الطلبات المتشابه من خلال تقديم أكثر من نموذج طلب أصناف لنفس المواد , و يجب دمج هذه الطلبات في نموذج طلب أصناف واحد.
8. عند كتابة  المواصفات الفنية للأجهزة يجب أن تكون المواصفات رقمية عامة و غير تفصيلية أو احتكارية علي منتج أو ماركة واحدة بحيث يتم كتابة المواصفات الرقمية بصورة واضحة مع تحديد الحد الأدنى و الحد الأعلى المقبول لكل صفة فنية.
9. يجب التأكد من عدم توفر المواد أو الأجهزة المطلوبة في أدلة الشراء الجماعي المختلفة و في حال توفر المواد يتم الاختيار من دليل الشراء الجماعي مع ارفاق صورة للبنود المطلوبة علي أن لا يقل اجمالي المبلغ المطلوب من كل شركة عن 20 دينار كويتي.
10. يجب استيفاء جميع النماذج المطلوبة مثل ( نموذج جاهزية الموقع – نموذج طلب البرامج – نموذج طلب صيانة – نموذج الخاص بالمشاريع ) و ارفاقها مع نموذج طلب الأصناف وذلك حسب طبيعة المواد أو الخدمات المطلوبة.
11. يجب ارفاق موافقات الادارات و اللجان المعنية علي الطلب حسب الجدول الموضح علي الجهة الخلفية من نموذج طلب الأصناف.